Privacy Statement – Verwerking van persoonsgegevens

Deze verklaring beschrijft hoe Gezinsbond vzw, met maatschappelijke zetel te Troonstraat 125, B-1050 Brussel en met ondernemingsnummer 0406.605.192, jouw persoonsgegevens verwerkt in de context van haar activiteiten.

Wij streven ernaar jouw persoonsgegevens te verwerken in overeenstemming met Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG (algemene verordening gegevensbescherming).

De verwerkingen

In de context van onze activiteiten verwerken wij jouw persoonsgegevens voor verschillende doeleinden:

  • Ledenadministratie (op grond van contractuele noodzaak)

Om jouw lidmaatschap aan te bieden en je de daaraan verbonden voordelen toe te kennen, verwerken wij volgende persoonsgegevens:

    • Identificatiegegevens;
    • Persoonlijke kenmerken;
    • Samenstelling van het gezin;
    • Identificatiegegevens en persoonlijke kenmerken gezinsleden van het lid;
    • Consumptiegewoonten (Informatie over het gebruik van de voordelen van de lidkaart en de nieuwsbrieven en/of abonnementen die het lid kosteloos ontvangt in het kader van het lidmaatschap en/of waar het lid zich bijkomend op inschrijft);
    • Financiële bijzonderheden (betalingsgegevens, spaarbedragen lidkaart).

De persoonsgegevens worden rechtstreeks van het lid ontvangen of van een gezinslid dat het lidmaatschap regelt.

Gegevens die werden bekomen bij de registratie van geboorten, kunnen door Gezinsbond ook verder worden gebruikt ter uitvoering van het lidmaatschap. Dit gebeurt alleen indien jij of je gezinsleden actief gebruik maken van het lidmaatschap. Indien Gezinsbond je een lidmaatschap aanbiedt in het kader van de registratie van een geboorte, maar je geen gebruik maakt van de lidkaart en geen verdere stappen onderneemt m.b.t. het lidmaatschap, dan blijft de verwerking beperkt tot wat staat omschreven bij de registratie van geboorten.

  • Registratie van geboorten (noodzakelijk voor een taak van algemeen belang, met name informatieverschaffing en het verlenen van bijstand m.b.t. allerlei opvoedkundige vragen en kwesties, aan gezinnen met jonge kinderen)

Wanneer wij kennisnemen van de geboorte van een kind of de adoptie van een kind tussen 0 en 3 jaar, van ouders die woonachtig zijn binnen Brussel of Vlaanderen, dan versturen wij je kosteloos het tijdschrift ‘Brieven aan Jonge Ouders’. Dit informatieve blad heeft de bedoeling jonge ouders informatie en tips te verschaffen over de ontwikkeling en opvoeding van kinderen tussen 0 en 3 jaar. De geboorte of adoptie van een eerste kind geeft daarnaast eenmalig aanleiding tot een gratis lidmaatschap van Gezinsbond. Om de geboorte of adoptie te registeren en u naar aanleiding daarvan Brieven aan Jonge Ouders op te sturen en/of het lidmaatschap te verlenen, verwerken wij de volgende persoonsgegevens:

    • Identificatiegegevens en persoonlijke kenmerken van het kind (naam, voornaam, geboortedatum, adres);

De persoonsgegevens worden rechtsreeks verkregen van de ouder die de geboorte bij Gezinsbond registreert, dan wel via de gemeente of het ziekenhuis waar de geboorte werd aangegeven, of het bevolkingsregister. Soms worden ook gegevens ontvangen via kennissen (vrienden, familie) die het gezin aanmelden op de website, op beurzen of op een andere wijze.

Op grond van je lidmaatschap kan je gebruik maken van bepaalde voordelen (bv. kortingen, deelname aan activiteiten, enz.). Om het mogelijk te maken je die voordelen te verlenen, verwerken wij wanneer je actief gebruik maakt van het lidmaatschap bijkomend de gegevens zoals vermeld in het kader van Ledenadministratie.

  • Abonnementen op tijdschriften (op grond van contractuele noodzaak)

Indien je als onderdeel van jouw lidmaatschap van Gezinsbond een abonnement neemt op een van onze tijdschriften, worden jouw gegevens verwerkt zoals vermeld bij Ledenadministratie. Indien je geen lid bent van Gezinsbond, maar wel een abonnement neemt op een van onze tijdschriften, dan verwerken wij de volgende persoonsgegevens:

    • Identificatiegegevens;
    • Persoonlijke kenmerken;
    • Persoonlijke kenmerken van gezinsleden (bv. geboortedatum);
    • Consumptiegewoonten (abonnementen die worden afgenomen);
    • Financiële bijzonderheden (betalingsgegevens).

De persoonsgegevens worden rechtstreeks van de betrokkene ontvangen of van een gezinslid dat het lidmaatschap aangaat.

  • Publicaties in geschreven media

Gezinsbond verwerkt persoonsgegevens in het kader van de productie (inhoud) van geschreven media (online dan wel in tijdschriften of nieuwsbrieven). Onze geschreven media kunnen persoonsgegevens bevatten die geplaatst worden in het kader van:

(iv.1) Journalistieke activiteiten: allerlei types van persoonsgegevens mogelijk (op grond van journalistieke doeleinden en academische, artistieke of literaire uitdrukkingsvormen);

(iv.2) Informatieverschaffing: allerlei types van persoonsgegevens mogelijk, zoals bijvoorbeeld contactgegevens van personen die gespecialiseerde bijstand verlenen (noodzakelijk voor een taak van algemeen belang, met name informatieverschaffing en het verlenen van bijstand m.b.t. allerlei opvoedkundige vragen en kwesties, aan gezinnen met jonge kinderen);

(iv.3) Sponsoring en publiciteit: Identificatiegegevens en enige andere types van persoonsgegevens die zijn opgenomen in advertenties (op grond van contractuele noodzaak);

(iv.4) Varia: Publicatie van interviews, foto’s, beelden en andere gegevens (bijvoorbeeld van onze leden) waarvoor we over de rechten beschikken om ze te publiceren (op grond van de gerechtvaardigde belangen die wij hebben om portretrechten, intellectuele eigendomsrechten en andere rechten of licenties waarover wij beschikken te exploiteren).

  • Partners en sponsors (contractuele noodzaak)

In het kader van de overeenkomsten die wij aangaan met partners en sponsors verwerken wij de volgende persoonsgegevens:

    • Identificatiegegevens;
    • Financiële bijzonderheden (betalingsgegevens);
    • Persoonlijke kenmerken;
    • Opleiding en vorming;
    • Beroep en betrekking;
    • Deelname aan activiteiten van Gezinsbond.
  • Andere klanten: Deelname aan activiteiten van Gezinsbond, aankoop van diverse producten en diensten (contractuele noodzaak)

Gezinsbond biedt (al dan niet kosteloos) activiteiten producten en diensten aan, aan zowel leden als niet leden. In het kader daarvan verwerken wij gewoonlijk de volgende persoonsgegevens:

    • Identificatiegegevens;
    • Persoonlijke kenmerken;
    • Identificatiegegevens en persoonlijke kenmerken van gezinsleden;
    • Financiële bijzonderheden (betalingsgegevens);
    • Consumptiegewoonten (informatie over de producten of diensten die worden aangekocht).

Voor specifieke activiteiten, producten en diensten kan er sprake zijn van bijkomende verwerking van persoonsgegevens. Indien daarvan sprake is, wordt dit aan je meegedeeld naar aanleiding van jouw aankoop of deelname.

  • Leveranciersbeheer (contractuele noodzaak)

In het kader van leveranciersbeheer verwerken wij volgende persoonsgegevens:

    • Identificatiegegevens;
    • Financiële bijzonderheden (betalingsgegevens);
    • Persoonlijke kenmerken;
    • Opleiding en vorming;
    • Beroep en betrekking.

De persoonsgegevens worden rechtstreeks van jezelf, dan wel via jouw vennootschap, opdrachtgever of werkgever ontvangen en kunnen worden aangevuld met persoonsgegevens verkregen uit publieke bronnen (b.v. jouw website, sociale media, …). 

  • De naleving van onze wettelijke verplichtingen (wettelijke verplichting)

Op grond van wettelijke verplichtingen die op ons rusten, verwerken wij de volgende persoonsgegevens:

    • Identificatiegegevens;
    • Financiële bijzonderheden (betalingsgegevens).
  • Marketing en communicatie (gerechtvaardigde belangen, met name de vrijheid van ondernemen, of toestemming)

Wij kunnen onze klanten, leden of andere personen die interesse tonen in Gezinsbond persoonlijk informeren over onze activiteiten. Al dan niet voormalige leden, tijdschriftabonnees en prospecten kunnen gecontacteerd worden in het kader van een hernieuwing of het aangaan van een lidmaatschap of abonnement op een magazine. We sturen daarnaast ook nieuwsbrieven naar de personen die inschrijven voor onze mailinglist en naar onze bestaande leden. Bestaande of voormalige partners en prospecten kunnen gecontacteerd worden met het oog op een (verdere) samenwerking. In dat kader verwerken wij volgende persoonsgegevens:

    • Identificatiegegevens;
    • Samenstelling van het gezin;
    • Spaargedrag;
    • Consumptiegewoonten (informatie over lidmaatschap gezinsbond, deelname aan activiteiten, gebruik lidkaart).

De gegevens worden rechtstreeks ontvangen van de betrokkene, dan wel via de aankoop van adressenbestanden.

  • Klachten- en geschillenbeheer (gerechtvaardigde belangen, nl. de opvolging van geschillen en de vrijheid van ondernemen)

Indien wij een klacht van je zouden ontvangen en/of een geschil met je voeren, verwerken wij volgende persoonsgegevens:

    • Identificatiegegevens;
    • Bijkomende gegevens die je overmaakt in het kader van een klacht of geschil of waarover we reeds beschikken en die noodzakelijk zijn ter opvolging van de klacht en/of het geschil.

De juridische grondslag waarop wij ons beroepen is telkenmale aangegeven bij de verwerking.

Indien de grondslag contractuele noodzaak of wettelijke verplichting is, dan dienen de persoonsgegevens verstrekt te worden om de uitvoering van de overeenkomst mogelijk te maken, dan wel om te voldoen aan een wettelijke verplichting.

De bewaartermijn van jouw persoonsgegevens is beperkt tot:

  • Ledenadministratie: 10 jaar na het einde van het lidmaatschap.
  • Registratie van geboorten: Actieve verwerking tot aan het einde van het gratis lidmaatschap en de verzending van Brieven aan Jonge Ouders. Vervolgens worden de gegevens bewaard tot maximaal 10 jaar na het einde van het gratis lidmaatschap, zodat Gezinsbond kan verifiëren of reeds een gratis lidmaatschap werd verleend, dan wel of de betrokkene nog aanspraak kan maken op een gratis lidmaatschap.
  • Abonnementen op tijdschriften: 10 jaar na het einde van het abonnement.
  • Publicaties in geschreven media: Actieve verwerking gedurende de periode waarvoor Gezinsbond over publicatierechten beschikt. Nadien worden de geschreven media (waarin persoonsgegevens zijn opgenomen) gearchiveerd (verwerking voor journalistieke doeleinden en ten behoeve van academische, artistieke of literaire uitdrukkingsvormen).
  • Partners en sponsors: 10 jaar na het einde van de samenwerking.
    Andere klanten: 10 jaar na het einde van de klantenrelatie. Voor bepaalde verwerkingen in het kader van specifieke activiteiten, producten en diensten kan er sprake zijn van een afwijkende termijn.  Indien daarvan sprake is, wordt dit aan je meegedeeld naar aanleiding van jouw aankoop of deelname.
  • Leveranciersbeheer: 10 jaar na het einde van de leveranciersrelatie.
  • Naleving van wettelijke verplichtingen: Overeenkomstig de wettelijke bewaartermijn.
  • Marketing en communicatie: Tot 2 jaar na het laatste betekenisvolle contact, en in geval van een lidmaatschap tot 5 jaar na het einde van het lidmaatschap.
  • Klachten- en geschillenbeheer: Zo lang noodzakelijk voor de opvolging/beslechting van de klacht of het geschil.

Bijkomende informatie met betrekking tot de ontvangers van jouw persoonsgegevens

Wij delen jouw persoonsgegevens onder bepaalde omstandigheden met een beperkt aantal andere partijen:

  • Wij delen jouw persoonsgegevens met banken, verzekeringsmaatschappijen en andere partners voor het verrichten van betalingen.
  • Wij delen jouw persoonsgegevens met overheidsdiensten in de context van wettelijke verplichtingen.
  • Wij delen jouw persoonsgegevens met onze professionele raadgevers, advocaten en gerechtsdeurwaarders voor zover noodzakelijk voor hun bijstand.
  • Wij kunnen eventueel een beroep doen op een aantal (technische) verwerkers, zoals b.v. hosting van website, bestanden en dossiers, mits de implementatie van de nodige verwerkingsovereenkomsten.
  • Wij delen in beperkte mate (op grond van noodzakelijkheid) gegevens met de partijen die we inschakelen voor de uitvoering van onze activiteiten (bv. freelancers, vrijwilligers, drukkerij, postdiensten,…).
  • Gegevens die verwerkt worden in het kader van publicatie geschreven media worden gedeeld met eenieder die inzage krijgt in de publicatie waarin de gegevens zijn opgenomen.
  • In het kader van specifieke activiteiten, producten en diensten worden mogelijk ook gegevens gedeeld met andere partijen. Indien daarvan sprake is, wordt dit aan je meegedeeld naar aanleiding van jouw aankoop of deelname.

Beveiliging van de verwerkingen

We hebben een passende bescherming uitgewerkt voor de persoonsgegevens die wij verwerken.

Geen enkel informatiesysteem kan 100% veiligheid garanderen. Wij streven ernaar de veiligheid van onze systemen continu te verbeteren. Je hebt ook een belangrijke rol in de veiligheid van jouw persoonsgegevens door o.a. jouw accountgegevens vertrouwelijk te houden en afdoende te beveiligen.

Jouw rechten

De Algemene Verordening Gegevensbescherming kent u een aantal rechten toe met betrekking tot jouw persoonsgegevens:

  • Het recht op toegang tot en verbetering van jouw persoonsgegevens;
  • Het recht om je te verzetten tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens voor doeleinden van direct marketing en het algemeen recht van verzet op grond van omstandigheden eigen aan jouw specifieke situatie;
  • Het recht op beperking van de verwerking van jouw persoonsgegevens en het recht op gegevenswissing (“recht op vergetelheid”);
  • Het recht om jouw toestemming op elk ogenblik in te trekken;
  • Het recht op gegevensoverdraagbaarheid;
  • Het recht om een klacht in te dienen bij de toezichthouder (in België is dit de Gegevensbeschermingsautoriteit).

De uitoefening van deze rechten kan onderworpen zijn aan wettelijke voorwaarden. Dit betekent dat je je, afhankelijk van jouw concrete situatie, wel of niet op bepaalde van deze rechten kan beroepen.

Je kan op elk moment vragen om niet langer nieuwsbrieven van ons te ontvangen.

Indien wij redelijke twijfel hebben omtrent jouw identiteit, behouden wij ons het recht voor jouw identiteit te controleren.

Indien je een klacht wenst in te dienen, dan verzoeken wij je om eerst contact met ons op te nemen, teneinde een snelle minnelijke oplossing te vinden.

Hoe kan u ons contacteren?

Je kan steeds contact met ons opnemen via onderstaande contactgegevens:

Email: contact@gezinsbond.be

Adres: Gezinsbond vzw – Troonstraat 125, 1050 Brussel, België.

Wijzigingen

Wij behouden het recht voor om deze verklaring van tijd tot tijd aan te passen, in welk geval wij de gewijzigde versie op onze website zullen publiceren. Gelieve op regelmatige basis deze privacyverklaring te bekijken, zodat je steeds over de meest recente versie beschikt. In geval van wezenlijke wijzigingen, die op u betrekking hebben, streven wij ernaar je daarvan tevens per e-mail in kennis te stellen.